Custom Software Development / Pharmaceutical
TIA e-Expense Budgeting
e-Expense PT Tunggal Idaman Abdi merupakan sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu pengelolaan anggaran pengeluaran pemasaran dan operasional secara lebih terstruktur.
- Industry
- Pharmaceutical
- Solution
- Marketing Budget & Expense Management System
- Platform
- Web Application
- Client
- PT Tunggal Idaman Abdi
Project Background
Project Background
Marketing budget expense merupakan bagian dari biaya operasional yang dialokasikan secara khusus untuk mendukung kegiatan pemasaran, promosi, perjalanan dinas, aktivitas lapangan, presentasi, seminar, dan kebutuhan operasional lainnya.
Dalam operasional yang melibatkan banyak cabang, wilayah, dan personel lapangan, pengelolaan budget membutuhkan proses yang terstruktur agar setiap alokasi dapat dipantau dan penggunaan dana tetap berada dalam batas yang telah ditetapkan.
PT Tunggal Idaman Abdi membutuhkan sistem yang mampu membantu proses pengendalian anggaran secara terpusat, mulai dari penetapan budget, pemantauan sisa dana, pengelompokan jenis pengeluaran, hingga monitoring status transfer atau pencairan dana.
Business Challenges
Business Challenges
Beberapa tantangan utama yang ditangani melalui sistem ini antara lain:
- Anggaran pemasaran perlu dialokasikan berdasarkan personel, cabang, wilayah, dan periode tertentu.
- Manajemen membutuhkan informasi sisa budget yang selalu diperbarui mengikuti transaksi pengeluaran.
- Pengeluaran operasional memiliki kategori yang berbeda dan perlu dicatat secara terstruktur.
- Monitoring penggunaan budget perlu dilakukan lintas region, cabang, bulan, dan tahun.
- Personel lapangan perlu mengetahui jumlah anggaran yang masih tersedia sebelum melakukan pengeluaran.
- Status alokasi budget perlu dibedakan dari status pencairan atau transfer dana.
- Tim keuangan membutuhkan visibilitas terhadap budget yang telah ditetapkan tetapi belum selesai ditransfer.
- Data pengeluaran perlu dikelola dalam satu sistem agar lebih mudah dipantau dan dilaporkan.
- Pengelolaan budget secara manual berpotensi menimbulkan perbedaan informasi antara pihak pusat dan personel di lapangan.
Solution Overview
Solution Overview
UPSENSE mengembangkan e-Expense sebagai sistem pengelolaan anggaran dan pengeluaran berbasis web untuk membantu PT Tunggal Idaman Abdi mengontrol budget pemasaran dan operasional.
Sistem memungkinkan admin atau manajemen menetapkan Assigned Budget kepada personel atau cabang untuk periode tertentu. Setiap alokasi yang telah ditetapkan dapat dipantau melalui halaman Active Budgets Control.
Pada halaman ini, pengguna dapat melihat nilai budget yang dialokasikan serta Real-Time Sisa Budget yang menunjukkan jumlah dana yang masih tersedia setelah memperhitungkan penggunaan anggaran.
Untuk mempermudah monitoring, data dapat disaring berdasarkan region, cabang, bulan, dan tahun sehingga manajemen dapat melihat kondisi budget pada ruang lingkup yang dibutuhkan.
Sistem juga mengelompokkan input pengeluaran ke dalam beberapa kategori operasional dan pemasaran, sehingga pencatatan transaksi dapat mengikuti jenis biaya yang dikeluarkan.
Selain status anggaran, e-Expense membedakan status transfer untuk memberikan informasi apakah dana yang telah dialokasikan sudah selesai diproses atau masih menunggu pencairan oleh bagian keuangan.
Technology & Technical Overview
Technology & Technical Overview
Sistem dirancang sebagai aplikasi berbasis web untuk mendukung pengelolaan budget dan pencatatan expense secara terpusat.
Beberapa aspek utama dalam rancangan sistem meliputi:
Detail framework, database, infrastruktur, dan teknologi implementasi lainnya hanya ditampilkan apabila tersedia pada dokumentasi aktual project.
- Pengelolaan Assigned Budget berdasarkan periode.
- Monitoring Real-Time Sisa Budget.
- Filter data berdasarkan region.
- Filter data berdasarkan cabang.
- Filter data berdasarkan bulan.
- Filter data berdasarkan tahun.
- Pengelolaan status budget.
- Pengelolaan status transfer dana.
- Pencatatan pengeluaran berdasarkan kategori.
- Penyimpanan data anggaran dan pengeluaran secara terpusat.
- Penyediaan data untuk kebutuhan monitoring dan reporting.
Business Impact
Business Impact
Implementasi e-Expense membantu proses pengelolaan anggaran pemasaran dan operasional menjadi lebih terstruktur dan mudah dipantau.
Beberapa dampak operasional yang didukung oleh sistem antara lain:
- Membantu manajemen mengetahui posisi budget setiap personel atau cabang.
- Memberikan visibilitas terhadap sisa anggaran secara real-time.
- Membantu mencegah penggunaan dana melebihi budget yang telah ditetapkan.
- Mempermudah monitoring anggaran berdasarkan region, cabang, dan periode.
- Membantu mengelompokkan pengeluaran berdasarkan jenis aktivitas.
- Memisahkan status penetapan budget dengan status transfer dana.
- Memberikan informasi yang lebih jelas kepada tim keuangan terkait proses pencairan.
- Membantu menjaga konsistensi data anggaran antara pusat dan tim lapangan.
- Mempermudah proses pelaporan dan evaluasi penggunaan budget.
Project Highlights
Project Highlights
Active Budgets Control
Halaman Active Budgets Control memberikan gambaran terhadap budget yang sedang aktif, termasuk penerima, pengirim, nilai anggaran, sisa budget, periode, serta status anggaran dan transfer.
Assigned Budget
Admin atau pihak pusat dapat menetapkan plafon anggaran kepada personel atau cabang untuk periode tertentu sebagai dasar pengeluaran operasional dan pemasaran.
Real-Time Remaining Budget
Sistem menampilkan sisa dana yang masih tersedia sehingga pengguna dan manajemen dapat mengetahui posisi anggaran setelah transaksi pengeluaran tercatat.
Multi-Level Filtering
Data budget dapat difilter berdasarkan region, cabang, bulan, dan tahun untuk membantu proses monitoring pada tingkat organisasi yang berbeda.
Expense Categorization
Sistem mengelompokkan pengeluaran berdasarkan kebutuhan operasional dan pemasaran, termasuk Up Country, Vehicle Running Cost, Entertainment Presentation, Meeting Seminar, dan Others.
Budget Status Monitoring
Status Assigned menunjukkan bahwa budget telah ditetapkan kepada personel atau cabang yang bersangkutan untuk periode tersebut.
Transfer Status Monitoring
Status transfer memberikan informasi mengenai proses pencairan dana. Status Pending menunjukkan bahwa budget telah dialokasikan di sistem tetapi proses transfer dana masih menunggu penyelesaian oleh bagian keuangan.
Expense Categories
Expense Categories
Up Country
Digunakan untuk mencatat biaya perjalanan dinas atau operasional ke luar kota maupun wilayah tertentu.
Vehicle Running Cost
Digunakan untuk mencatat biaya operasional kendaraan yang digunakan untuk kegiatan lapangan, seperti bahan bakar, servis, dan tol.
Entertainment Presentation
Digunakan untuk mencatat biaya representasi yang berkaitan dengan kegiatan menjamu klien, relasi, maupun presentasi produk.
Meeting Seminar
Digunakan untuk mencatat biaya pelaksanaan atau partisipasi dalam seminar, pertemuan, dan aktivitas terkait.
Others
Digunakan untuk mencatat pengeluaran pendukung lainnya yang tidak termasuk dalam kategori utama.
Related Services
Related Services
Related Projects
Related Projects
Call to Action
Membutuhkan Sistem Pengelolaan Budget dan Expense yang Lebih Terstruktur?
Setiap perusahaan memiliki struktur anggaran, proses approval, kategori pengeluaran, dan mekanisme pencairan dana yang berbeda. UPSENSE dapat membantu merancang dan mengembangkan sistem budget dan expense management yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan Anda.