Custom Software Development / Textile Distribution
Textile POS & Inventory
Point of Sales System ini merupakan sistem POS dan Inventory yang dirancang untuk mendukung operasional distributor tekstil kain mentah gulungan atau greige/raw fabric dalam skala B2B.
- Industry
- Textile Distribution
- Solution
- B2B Point of Sales & Inventory Management System
- Platform
- Web Application
Project Background
Project Background
Distribusi kain mentah memiliki karakteristik operasional yang berbeda dengan perdagangan kain retail.
Satu roll kain dapat dicatat berdasarkan berat sekaligus panjang, sementara nilai transaksi dan kebutuhan pelanggan dapat menggunakan satuan yang berbeda. Pembelian dari pabrik penenunan umumnya berbasis kilogram, sedangkan penjualan ke pelanggan dapat menggunakan yard atau meter.
Selain itu, setiap roll memiliki karakteristik fisik dan kualitas yang berbeda. Nomor lot, berat, panjang aktual, grade, serta lokasi penyimpanan perlu dicatat dengan akurat agar proses penjualan dan pengiriman tidak menghasilkan kesalahan.
Pada sisi transaksi, pelanggan distributor biasanya merupakan perusahaan dengan skema pembayaran kredit. Karena itu, sistem penjualan juga membutuhkan pengendalian plafon kredit, jatuh tempo piutang, harga kontrak, serta pengelolaan dokumen pengiriman dalam jumlah besar.
Dibutuhkan sebuah sistem terintegrasi yang dapat menghubungkan proses penerimaan barang, inventory, sales, warehouse, pengiriman, dan pencatatan piutang dalam satu alur operasional.
Business Challenges
Business Challenges
Beberapa tantangan utama yang ditangani melalui sistem ini antara lain:
- Stok perlu dicatat dalam dua satuan secara bersamaan, seperti Roll dan Kilogram atau Roll dan Yard.
- Setiap roll perlu memiliki identitas unik agar dapat ditelusuri secara individual.
- Informasi Lot perlu dijaga karena dapat memengaruhi kualitas hasil akhir.
- Berat kotor, berat kemasan, berat bersih, dan panjang aktual setiap roll perlu dicatat.
- Lokasi penyimpanan roll harus dapat diketahui secara akurat untuk mendukung proses picking.
- Stok perlu dipisahkan berdasarkan Grade karena kualitas memengaruhi harga jual.
- Pelanggan B2B memiliki plafon kredit dan jatuh tempo piutang yang harus dikontrol sebelum order diproses.
- Harga kain dapat berbeda antar pelanggan dan berubah berdasarkan kontrak volume.
- Perubahan berat akibat kelembapan membutuhkan toleransi antara data sistem dan hasil timbang ulang.
- Pengiriman dapat melibatkan puluhan hingga ratusan roll dalam satu transaksi.
- Packing List harus dapat merinci nomor seri roll yang dikirim.
- Sistem perlu memastikan roll yang dimuat ke kendaraan sesuai dengan order.
- Pengurangan stok harus memperhitungkan jumlah unit dan berat secara bersamaan.
- Transaksi penjualan perlu terhubung dengan pencatatan piutang dagang.
Solution Overview
Solution Overview
UPSENSE mengembangkan sistem B2B Point of Sales dan Inventory untuk membantu distributor kain mentah mengelola proses penerimaan, penyimpanan, penjualan, pengiriman, dan pencatatan piutang secara terintegrasi.
Pada proses penerimaan, setiap roll yang datang dari weaving mill dapat ditimbang dan dicatat secara individual. Sistem menyimpan data seperti nomor lot, gross weight, tare weight, net weight, panjang aktual, grade, serta lokasi penyimpanan.
Setiap roll dapat diberikan barcode unik sehingga operator gudang dapat melakukan scanning pada saat penerimaan, picking, maupun loading.
Sistem mendukung Dual-Unit Management sehingga saldo inventory dapat dipantau dalam dua satuan secara bersamaan, misalnya jumlah Roll dan Kilogram atau jumlah Roll dan Yard.
Pada proses penjualan, sistem dapat mengevaluasi plafon kredit dan kondisi piutang pelanggan sebelum order diproses. Jika batas kredit telah terlampaui atau terdapat invoice yang jatuh tempo sesuai aturan bisnis, order dapat diblokir untuk mencegah tambahan risiko kredit.
Harga dapat dikelola berdasarkan pelanggan maupun kontrak volume tertentu. Sistem juga dapat mengakomodasi toleransi selisih berat antara data inventory dengan hasil timbang ulang sebelum barang dikirim.
Untuk proses fulfillment, sistem membantu menentukan roll yang akan diambil berdasarkan lot dan prinsip FIFO. Roll yang telah dialokasikan dapat diverifikasi kembali melalui barcode saat proses loading.
Setelah transaksi dan pengiriman selesai, stok dapat dikurangi berdasarkan jumlah roll dan berat yang dikirim, sementara dokumen seperti Packing List, invoice, dan pencatatan Accounts Receivable dapat terbentuk sebagai bagian dari proses transaksi.
Technology & Technical Overview
Technology & Technical Overview
Sistem dirancang sebagai aplikasi berbasis web yang mengintegrasikan proses Point of Sales, Inventory, Warehouse, dan Accounts Receivable untuk kebutuhan distribusi tekstil B2B.
Beberapa aspek utama dalam rancangan sistem meliputi:
Detail framework, database, infrastruktur, perangkat barcode, timbangan digital, dan integrasi akuntansi hanya ditampilkan apabila tersedia pada dokumentasi aktual project.
- Dual-Unit Inventory Management.
- Piece-by-Piece Roll Tracking.
- Lot Number Management.
- Gross Weight, Tare Weight, dan Net Weight Recording.
- Actual Length Recording.
- Barcode-Based Roll Identification.
- Warehouse Rack Management.
- Grade-Based Inventory Classification.
- Customer Credit Limit Control.
- Accounts Receivable Due Date Control.
- Customer-Specific Pricing.
- Volume Contract Pricing.
- Weight Tolerance Allowance.
- FIFO-Based Picking.
- Barcode Verification saat loading.
- Automatic Packing List Generation.
- Automatic Inventory Deduction.
- Integration dengan pencatatan piutang dagang.
- Pengelolaan data inventory dan transaksi secara terpusat.
Business Impact
Business Impact
Implementasi sistem POS dan Inventory membantu distributor kain mentah memperoleh kontrol yang lebih baik terhadap stok, transaksi B2B, serta proses pengiriman.
Beberapa dampak operasional yang didukung oleh sistem antara lain:
- Membantu menjaga akurasi stok dalam jumlah roll dan satuan berat atau panjang secara bersamaan.
- Mempermudah penelusuran setiap roll berdasarkan nomor seri dan lot.
- Membantu mengurangi risiko salah pengambilan roll di gudang.
- Memberikan kontrol yang lebih baik terhadap kualitas dan grade stok.
- Membantu menjaga transaksi tetap berada dalam batas kredit pelanggan.
- Mempermudah penerapan harga khusus dan kontrak volume.
- Mengakomodasi toleransi berat yang terjadi selama penyimpanan.
- Membantu memastikan roll yang dimuat sesuai dengan pesanan.
- Mempermudah pembuatan Packing List untuk pengiriman dalam jumlah besar.
- Menjaga sinkronisasi antara barang keluar dan saldo inventory.
- Membantu menghubungkan transaksi penjualan dengan pencatatan Accounts Receivable.
- Membuat proses penerimaan hingga pengiriman lebih terdokumentasi dan mudah ditelusuri.
Project Highlights
Project Highlights
Dual-Unit Inventory
Sistem mencatat stok dalam dua satuan secara bersamaan, seperti Roll dan Kilogram atau Roll dan Yard, sehingga data inventory tetap sesuai dengan karakteristik transaksi tekstil.
Piece-by-Piece Roll Tracking
Setiap roll memiliki identitas unik yang dapat ditelusuri berdasarkan barcode, lot, berat, panjang aktual, grade, dan lokasi penyimpanan.
Lot & Grade Management
Inventory dapat dipisahkan berdasarkan lot dan grade untuk membantu menjaga konsistensi kualitas serta menentukan perlakuan harga yang sesuai.
Warehouse Rack Management
Informasi lokasi rack membantu operator gudang mengetahui posisi roll secara lebih akurat selama proses penyimpanan dan picking.
Customer Credit Control
Sistem dapat memeriksa plafon kredit dan status piutang pelanggan sebelum order diproses lebih lanjut.
Contract & Tier Pricing
Harga dapat dikelola berdasarkan pelanggan tertentu maupun kontrak pembelian dalam volume dan periode yang telah disepakati.
Weight Tolerance Management
Sistem mendukung toleransi selisih berat antara data inventory dengan hasil timbang ulang ketika barang akan dikirim.
FIFO-Based Picking
Pemilihan roll dapat mengikuti prinsip First In First Out berdasarkan lot untuk membantu pengelolaan perputaran stok.
Barcode Loading Verification
Roll dapat di-scan kembali saat proses loading untuk memastikan nomor seri barang sesuai dengan order dan dokumen pengiriman.
Automatic Packing List
Packing List dapat dibuat berdasarkan roll yang benar-benar dialokasikan dan dikirim, termasuk rincian nomor seri masing-masing roll.
Inventory & Accounts Receivable Synchronization
Setelah proses pengiriman selesai, saldo inventory dapat berkurang sesuai barang yang keluar dan transaksi dapat diteruskan menjadi pencatatan piutang dagang.
Related Services
Related Services
Related Projects
Related Projects
Call to Action
Membutuhkan POS dan Inventory untuk Operasional B2B yang Kompleks?
Setiap distributor memiliki karakteristik produk, satuan stok, proses kredit, struktur harga, metode picking, dan mekanisme pengiriman yang berbeda. UPSENSE dapat membantu merancang dan mengembangkan sistem POS dan Inventory custom yang disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan Anda.